Optimalisasi Pelayanan Registrasi, Penyelesaian Litmas Jadi Lebih Efektif dan Efisien

SRIPOKU.COM, LAHAT - Balai Pemasyarakatan yang sering disebut dengan Bapas merupakan unit pelaksanaan teknis di bidang Pembinaan Luar Lembaga Pemasyarakatan yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.

Keberadaan Bapas, salah satunya memiliki fungsi membuat laporan Penelitian Kemasyarakatan (Litmas).

Dengan adanya Litmas, stake holder akan memperoleh gambaran yang jelas tentang keadaan sebenarnya mengenai latar belakang klien yang melakukan tindak pidana dan sebab-sebab dilakukannya tindak pidana tersebut.

Dengan wilayah kerja yang luas, Bapas tentunya memiliki permasalahan dan hambatan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi seperti pembuatan litmas, pelaksanaan pendampingan anak berhadapan dengan hukum, pembimbingan dan pengawasan klien.

Salah satunya, permasalahan yang ada di Bapasadalah belum optimal registrasi litmas baik litmas anak maupun dewasa.

Ada beberapa jenis Litmas, yaitu Litmas Diversi, Litmas Asimilasi, Litmas Cuti Bersyarat, Litmas Pembebasan Bersyarat, Litmas Cuti Menjelang Bebas, Litmas Pembinaan Awal, Litmas Pelayanan di Rutan, Litmas Pemindahan, Litmas Perubahan Pidana, dan Litmas Peradilan Dewasa.

Beragamnya jenis permintaan litmas yang diterima oleh Bapas dan dikelola oleh Kasubsi Bimbingan Klien baik Anak maupun Dewasa untuk didokumentasikan dan diberikan penomoran dari masing-masing litmas sesuai dengan jenisnya.

Setelah litmas diregistrasi, nomor litmas didistribusikan kepada Pembimbing Kemasyakatan yang melakukan pengerjaan litmas tersebut.

Mengingat masa pengerjaan litmas Klien Anak selama 3 (tiga) hari dan Klien Dewasa selama 7 (tujuh) hari berdasarkan Surat Edaran Direktur Jenderal Pemasyarakatan No. PAS6.PK.01.05.02-572 Tahun 2014 tentang Petunjuk Teknis Penyusunan Penelitian Kemasyarakatan.

Maka diperlukan proses administrasi yang lebih cepat dan mudah diakses pada tahapan registrasi.

Namun, pada kenyataannya yang terjadi diBapasmasih manual dan sulit untuk diakses informasinya.

Saat ini setiap litmas diregistrasikan ke dalam masing-masing buku registrasi secara manual, mengakibatkan proses registrasi litmas tidak efektif karena membutuhkan waktu yang cukup lama dalam proses peregistrasian dan kurang mudah dipahami.

Akibatnya proses penomoran registrasi litmas menjadi terhambat. Oleh sebab itu, dibutuhkan solusi dari permasalahan yang telah teridentifikasi.

Penulis yang dalam kesehariannya sebagai Pembimbing Kemasyarakatan memiliki tugas tambahan untuk membantu dalam melakukan registrasi data-data Klien termasuk registrasi litmas pada Subseksi Bimbingan Klien Anak maupun dewasa.

Apabila isu ini tidak segera diatasi, maka dampak yang mungkin terjadi adalah

- pekerjaan registrasi litmas menjadi kurang efektif dan efisien, karena pengisian registrasi masih dilakukan secara manual;

- keterlambatan dalam penomoran litmas berdampak pada durasi penyelesaian litmas menjadi lebih lama;

- kesulitan pegawai Subseksi Bimbingan Klien Anak maupun Dewasa dalam merekapitulasi litmas yang telah selesai akibat proses pengumpulan data dari beberapa buku registrasi, sehingga rentan terjadi kesalahan;

- kesulitan Pembimbing Kemasyarakatan mengakses nomor registrasi litmas Klien dewasa;

- bila terjadi kerusakan atau kehilangan buku registrasi litmas Klien dewasa, proses registrasi dapat terhambat saat melakukan penomoran litmas Klien dewasa.

Maka tujuan dari optimalisasi pelayanan registrasi penelitian kemasyarakatan ini adalah membantu Subseksi Bimbingan Klien Anak maupun Dewasa dalam melakukan pengadministrasian registrasi terutama registrasi litmas;

- proses registrasi litmas klien dewasa menjadi lebih rapi dan optimal; pekerjaan registrasi litmas menjadi lebih efektif dan efisien, waktu yang dibutuhkan untuk melakukan registrasi menjadi lebih cepat dari sebelumnya;

- adanya kemudahan untuk mengakses informasi terkait data yang ada di registrasi litmas klien dewasa;

- dengan digitalisasi mempermudah dalam melakukan rekapitulasi data litmas klien dewasa yang digunakan untuk membuat laporan bulanan terkait bimkemas (Bimbingan Kemasyarakatan);

- adanya digitalisasi dapat digunakan sebagai database, back up data atau pencadangan data, apabila buku register rusak atau hilang;

- durasi penyelesaian litmas menjadi lebih cepat.

Adanya optimalisasi pelaksanaan pelayanan registrasi litmasbaik Klien Anak maupun Dewasa pada Subseksi Bimbingan Klien Anak maupun Dewasa di Balai Pemasyarakatandapat membantu Pembimbing Kemasyarakatan dan atau Penelaah Status Warga Binaan Pemasyarakatan (WBP) dalam melakukan registrasi litmas lebih rapi dan optimal.

Oleh sebab itu, penulis memiliki gagasan kreatif untuk melakukan digitalisasi registrasi litmas yang mudah diakses dan sebagai salah satu database yang dimiliki oleh Balai Pemasyarakatan, sehingga dapat mengoptimalkan tugas dan fungsi Subseksi Bimbingan Klien Anak maupun Dewasa.

Langkahnya dengan membuat formulir pada Googleformyang isinya data-data yang harus diisi pada registrasi litmas Klien Anak maupun Dewasa.

Data yang diisi dengan menggunakan link formulir tersebut akan terkumpul secara otomatis dalam bentuk Spreadsheet yang kemudian disinkronisasikan dengan aplikasi web Table Awesome agar para pihak yang terkait mudah mengakses nomor registrasi litmas dan dapat melihat data Klien Anak maupun Dewasa yang dibutuhkan.

Langkah terakhir yaitu dengan melakukan pengawasan dan evaluasi terhadap program digitalisasi registrasi litmas baik Klien Anak maupun Dewasa pada Subseksi Bimbingan Klien Anak dan Dewasa agar ke depannya menjadi semakin baik. Demikian gagasan pemecahan masalah yang ditawarkan penulis guna menghasilkan solusi yang efektif dan efisien. Salam Pembaharuan.

Penulis:
Marendi Pusaka

Pembimbing Kemasyarakatan Ahli Pertama Balai Pemasyarakatan Kelas II Lahat, Kanwil Kemenkumham Sumsel