Begini Cara Berkirim Email yang Benar Menurut Mantan CEO Google

SRIPOKU.COM -- Lewat buku terbarunya How Google Works, mantan CEO sekaligus executive chairman dari Google, Eric Schmidt, berbagi ilmu cara mengirim surat elektronik atau email secara profesional.

Berikut uraiannya:

1. Merespon dengan cepat

Saran Schmidt, Anda harus membentuk diri sebagai orang yang cepat merespon email. Tak hanya pada rekan, atau klien tertentu, Anda harus merespon email dengan cepat tanpa padang bulu. "Dengan bersikap cepat tanggap, Anda menciptakan komunikasi yang positif," tulis Schmidt.

2. Ringkas

Hal yang mengejutkan ternyata menulis email dengan singkat dan padat lebih sulit daripada yang panjang. Email singkat, menurut Schmidt, berarti Anda menghabiskan lebih banyak waktu berpikir untuk membalas dengan kalimat ringkas.

3. Hapus, hapus, hapus

Schmidt mengingatkan akronim OHIO- Only Hold It Once, hapus email Anda bila tak penting. "Jika Anda melakukan ini dengan tepat, maka email Anda akan menajadi daftar yang harus dikerjakan dengan isu yang kompleks dan memerlukan pemikiran lebih dalam,".

4. LIFO

LIFO adalah akronim dari Last in, Fisrt out. Selesaikan email yang ada di bagian atas, karena email lama terkadang telah dilihat dan diambil alih oleh orang lain.

5. Pikirkan “ubah rute”

Bukan hanya di jalan, Schmidt menyarankan, untuk Anda memikirkan bagaimana mengalihkan email pada orang yang lebih membutuhkan. "Jangan sampai Anda berpikir kenapa tak saya teruskan email ini ke dia ?", terangnya.

6. Jangan berteriak

Maksud Schmidt berteriak adalah menggunakan huruf kapital besar. Jika ingin bernada keras, temui langsung orangnya dan jangan “berteriak” di email, meski terkadang email memang lebih mudah.

7. Buat hal jadi mudah

Untuk bertanya perihal pekerjaan lanjutan atau follow up, Anda dapat mengirim kembali email tersebut ke diri sendiri dan memberi label "Follow up". Cara ini efektif sebagai alarm untuk mengingatkan Anda kembali.

8. Pikirkan masa mendatang

Meneruskan email ke diri sendiri, bisa Anda lakukan apabila Anda berpikir email tersebut akan berguna dikemudian hari. Hal lainnya, seperti scan passport, perizinan, dan asuransi kesehatan juga dapat Anda kirimkan ke email sendiri. Ini berguna untuk waktu darurat.